Khoá học Chứng chỉ Văn thư lưu trữ tại Bình Định – T07/2024
NỘI DUNG
THÔNG BÁO CHIÊU SINH
CHỨNG CHỈ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI BÌNH ĐỊNH
KHÓA KHAI GIẢNG THÁNG 07/2024
HỌC ONLINE VÀO THỨ 7 VÀ CHỦ NHẬT
Văn thư lưu trữ là một khái niệm quan trọng trong quản lý hành chính và quản trị thông tin. Dưới đây là mô tả chi tiết về các thành phần của văn thư lưu trữ:
Văn thư: Đây là hoạt động liên quan đến việc soạn thảo, gửi, nhận, và quản lý các loại văn bản hành chính trong một tổ chức. Văn thư bao gồm các hoạt động như:
– Soạn thảo văn bản: Tạo ra các tài liệu, thông báo, quyết định, chỉ thị, báo cáo, v.v.
– Quản lý văn bản: Theo dõi, lưu trữ, và truy xuất các văn bản khi cần thiết.
– Gửi và nhận văn bản: Quá trình truyền tải thông tin giữa các cá nhân hoặc bộ phận trong và ngoài tổ chức.
Lưu trữ: Đây là quá trình bảo quản, sắp xếp và duy trì các tài liệu quan trọng của tổ chức để đảm bảo chúng luôn sẵn sàng cho việc truy xuất và sử dụng sau này. Lưu trữ bao gồm:
– Lưu trữ tài liệu: Bảo quản các văn bản, hồ sơ, tài liệu quan trọng dưới dạng giấy hoặc số hóa.
– Tổ chức và phân loại: Sắp xếp tài liệu theo hệ thống hợp lý để dễ dàng truy xuất khi cần.
– Bảo quản và bảo mật: Đảm bảo các tài liệu được lưu trữ an toàn, không bị hư hỏng, mất mát hoặc truy cập trái phép.
Vai trò của Văn thư lưu trữ
– Đảm bảo thông tin chính xác và kịp thời: Giúp duy trì dòng thông tin liên tục và hiệu quả trong tổ chức.
– Hỗ trợ quản lý và điều hành: Cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định và quản lý.
– Bảo vệ tài liệu quan trọng: Giữ gìn và bảo vệ các tài liệu có giá trị pháp lý, lịch sử hoặc chiến lược.
Quy trình làm việc Văn thư lưu trữ
– Tiếp nhận và xử lý văn bản: Nhận các tài liệu từ các nguồn khác nhau và phân loại chúng.
– Đăng ký và lưu trữ: Đăng ký văn bản vào hệ thống quản lý và lưu trữ chúng một cách khoa học.
– Truy xuất và sử dụng: Cung cấp khả năng truy cập nhanh chóng và dễ dàng khi có yêu cầu.
– Hủy bỏ tài liệu không cần thiết: Thực hiện việc hủy bỏ các tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo quy định.
Văn thư lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, giúp bảo đảm tính hệ thống và hiệu quả trong quản lý thông tin và tài liệu.
———–
Nay, Trung tâm Miền Nam, thông báo chiêu sinh khóa học Chứng chỉ Văn thư lưu trữ tại Bình Định – Khóa khai giảng tháng 07/2024 với những thông tin sau:
NGÀY 7/07 - NGÀY 14/07 - NGÀY 21/07 - NGÀY 28/07
1. Đối tượng tham gia
– Giáo viên, cán bộ, nhân viên đang giảng dạy và làm công tác Văn thư lưu trữ tại các cơ sở Giáo dục phổ thông (Trường tiểu học, THCS, THPT, vv…); hoặc đang công tác Văn thư lưu trữ tại các Cơ quan tổ chức mà chưa có Chứng chỉ.
– Những ai có nhu cầu làm công tác Văn thư lưu trữ trong các cơ sở giáo dục phổ thông; hoặc các cơ quan tổ chức khác đều có thể tham gia học tập để bồi dưỡng kiến thức và có chứng chỉ Văn thư lưu trữ.
2. Thời gian đào tạo
– Thời lượng khóa học: 2 tháng.
– Hình thức học tập:
+ Học Online / Từ xa
+ Học tập trung: Tối Thứ 7 và Ngày Chủ nhật hàng tuần (Sáng; Chiều)
– Học phí: 3.500.000 đồng / Học viên
– Chương trình đào tạo Văn thư lưu trữ, bao gồm các nội dung sau:
| STT | NỘI DUNG KHÓA HỌC |
| 1 | |
| 2 | |
| 3 | |
| 4 |
3. Hồ sơ đăng ký
– 01 Phiếu đăng ký theo mẫu;
– 02 Bằng tốt nghiệp cao nhất (Công chứng);
– 02 CCCD (Công chứng);
– 04 hình thẻ 3×4 (Phía sau ghi rõ Họ tên; Ngày sinh và Năm sinh).
4. Hình thức đăng ký
– Đăng ký trực tiếp: Học viên đến trực tiếp hoặc nhờ người thân đến các cơ sở để nộp hồ sơ; học phí thi theo các địa chỉ liên hệ bên dưới.
– Đăng ký qua chuyển phát: Học viên ở xa, có thể đăng ký và nộp hồ sơ bằng đường bưu điện. Hồ sơ học viên gửi về Trung tâm Miền Nam theo các thông tin liên hệ bên dưới (Ghi chú bìa hồ sơ đăng ký lớp Chứng chỉ Văn thư lưu trữ). Sau khi nhận được hồ sơ, Thầy / Cô phụ trách sẽ liên hệ lại để thông báo.
5. Chứng chỉ sau khi tốt nghiệp
– Hoàn tất chương trình đào tạo Khóa học Nghiệp vụ Văn thư lưu trữ tại Bình Định, tham dự đầy đủ các bài kiểm tra, bài thi và đạt yêu cầu, học viên được cấp Chứng chỉ khóa học “Nghiệp vụ Văn thư lưu trữ”.
– Chứng chỉ Văn thư lưu trữ có giá trị trên toàn quốc. Học viên sử dụng để thi biên chế vào các Trường theo Quy định.
CÔNG VIỆC CỦA MỘT VĂN THƯ LƯU TRỮ LÀM CÔNG VIỆC GÌ?
Công việc văn thư lưu trữ bao gồm một loạt các nhiệm vụ liên quan đến việc quản lý và bảo quản tài liệu trong một tổ chức. Dưới đây là các nhiệm vụ chính của công việc văn thư lưu trữ:
1. Soạn thảo và xử lý văn bản
- Soạn thảo văn bản: Tạo ra các loại văn bản như công văn, quyết định, thông báo, báo cáo, biên bản cuộc họp, hợp đồng, v.v.
- Xử lý văn bản đến và đi: Nhận, kiểm tra, và xử lý các văn bản đến; đăng ký, gửi đi và theo dõi văn bản đi.
2. Quản lý hồ sơ và tài liệu
- Lưu trữ hồ sơ: Phân loại, sắp xếp và lưu trữ các hồ sơ theo hệ thống nhất định để dễ dàng truy xuất khi cần.
- Bảo quản tài liệu: Đảm bảo các tài liệu được lưu trữ an toàn, không bị hư hỏng, mất mát hoặc truy cập trái phép.
- Số hóa tài liệu: Quét và lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử để dễ dàng quản lý và truy cập.
3. Đăng ký và kiểm soát văn bản
- Đăng ký văn bản: Ghi nhận và theo dõi các văn bản đi và đến vào sổ sách hoặc hệ thống quản lý văn bản điện tử.
- Kiểm soát văn bản: Kiểm tra và đối chiếu văn bản để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
4. Truy xuất và cung cấp thông tin
- Truy xuất tài liệu: Cung cấp tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu của các bộ phận hoặc cá nhân trong tổ chức.
- Cung cấp thông tin: Tra cứu và cung cấp thông tin từ các hồ sơ, tài liệu lưu trữ khi có yêu cầu.
5. Bảo mật và bảo quản tài liệu
- Bảo mật thông tin: Đảm bảo tính bảo mật của các tài liệu quan trọng, hạn chế truy cập trái phép.
- Bảo quản vật lý: Duy trì điều kiện bảo quản phù hợp cho các tài liệu giấy, chẳng hạn như kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ, tránh ánh sáng trực tiếp, v.v.
6. Hủy bỏ tài liệu không cần thiết
- Đánh giá tài liệu: Định kỳ đánh giá giá trị của các tài liệu để xác định tài liệu nào cần lưu trữ lâu dài, tài liệu nào có thể hủy bỏ.
- Hủy bỏ tài liệu: Thực hiện hủy bỏ các tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo quy định và đảm bảo việc hủy bỏ được thực hiện đúng cách và an toàn.
7. Quản lý hệ thống lưu trữ điện tử
- Quản lý phần mềm lưu trữ: Sử dụng và quản lý các phần mềm lưu trữ và quản lý văn bản điện tử.
- Đảm bảo an ninh thông tin số: Bảo vệ hệ thống lưu trữ điện tử khỏi các nguy cơ an ninh mạng.
8. Đào tạo và hướng dẫn
- Đào tạo nhân viên: Hướng dẫn và đào tạo nhân viên mới về quy trình và quy định văn thư lưu trữ.
- Tư vấn và hỗ trợ: Cung cấp hỗ trợ cho các bộ phận khác trong việc quản lý và sử dụng tài liệu.
Kỹ năng cần thiết cho công việc văn thư lưu trữ
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Sắp xếp công việc hợp lý và hiệu quả.
- Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp tốt với các bộ phận khác và hướng dẫn nhân viên.
- Kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin: Thành thạo các phần mềm quản lý văn bản và hệ thống lưu trữ điện tử.
- Kiến thức về quy trình và quy định: Am hiểu các quy định và quy trình liên quan đến công tác văn thư lưu trữ.
