Những kỹ năng cần có của một người Thư ký văn phòng

Những kỹ năng cần có của một người Thư ký văn phòng

Nghề Thư ký văn phòng là một nghề rất phổ biến hiện nay. Bởi hầu hết các văn phòng đều cần có một người thư ký. Nhưng định nghĩa ngành thư ký văn phòng là gì thì nhiều người còn nhầm lẫn và có những cách hiểu không đúng về ngành nghề này. Vì vậy, trong bài viết này chúng ta sẽ cùng đi giải nghĩa về nghề này cũng như tìm hiểu về những kỹ năng mà một người thư ký văn phòng cần có.

Ngành thư ký văn phòng là gì?

Thư ký văn phòng hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý

Thư ký văn phòng là người giúp hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý

Khi nhắc đến thư ký thì nhiều người vẫn nghĩ đó là một người chỉ thực hiện công việc đánh máy các văn bản hay chạy việc lặt vặt cho các giám đốc. Các hiểu này hoàn toàn sai và mang tính chủ quan đánh giá thấp ngành thư ký. Thực chất ngành thư ký văn phòng là một ngành rất quan trọng. 

Một người thư ký văn phòng giỏi là sẽ người trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý. Công việc của họ có thể thầm lặng nhưng nếu thiếu họ một ngày thì những nhà quản lý sẽ gặp rắc rối vì không thể giải quyết được khối lượng công việc khổng lồ một cách hợp lý. Bởi thư ký văn phòng là người giúp lập các kế hoạch, sắp xếp lịch trình cho các nhà quản lý một cách hợp lý nhất. Họ cũng là người chuẩn bị các tài liệu, tiếp nhận và xử lý các thông tin chuyển đến những bộ phận liên quan để giải quyết. Có thể nói, ngành thư ký văn phòng chính là đầu mối để giúp giải quyết mọi công việc trong văn phòng.

Kỹ năng cần có của một người thư ký văn phòng cần có

Thư ký văn phòng cần nhìu kỹ năng

Thư ký văn phòng cần có nhiều kỹ năng

Trước đây có một quan niệm cố hữu trong đầu nhiều người nghĩ rằng thư ký chỉ cần là những người đẹp, chân dài, không cần phải học thức cao. Nhưng đó là một quan niệm sai lầm. Những người làm nghề thư ký văn phòng đòi hỏi phải có rất nhiều những kỹ năng cũng như kiến thức ở nhiều lĩnh vực. Có thể kể đến như:

Kỹ năng quản lý

Người làm thư ký phải có kỹ năng quản lý để sắp xếp công việc tại văn phòng một cách hợp lý nhất.

Kỹ năng giao tiếp

Đây là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết một người thư ký văn phòng cần có. Bởi một người thư ký sẽ phải thực hiện công việc gặp gỡ, tiếp xúc với rất nhiều người. Do vậy, họ cần phải có kỹ năng giao tiếp khéo léo để thu phục lòng người.

Kỹ năng tin học là một kỹ năng cần có của Thư ký văn phòng

Kỹ năng tin học là một kỹ năng cần có của người thư ký văn phòng

Kỹ năng tin học

Người thư ký văn phòng phải có khả năng vi tính thành thạo bởi họ sẽ là người phải chuẩn bị tài liệu cho các nhà quản lý, sắp xếp công việc tại văn phòng cho khoa học. Vì vậy, kỹ năng về vi tính Word, Excel, PowerPoint phải tốt để công việc được hiệu quả.

Khả năng ngoại ngữ

Ngoại ngữ là một trong những yêu cầu của một người thư ký văn phòng đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập hiện nay. Bởi người thư ký sẽ là người đồng hành cùng nhà quản lý trong các cuộc gặp gỡ đối tác nên việc có khả năng ngoại ngữ là một điều cần thiết.

Trên đây là những chia sẻ về ngành thư ký văn phòng là gì cũng như những kỹ năng cần có của nghề này. Hy vọng với những chia sẻ này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ngành nghề đang được rất nhiều người lựa chọn này.